Oude regeling Cultuurfonds Zoetermeer

PROCEDURE

Uw aanvraag wordt in eerste instantie beoordeeld op de volledigheid. Wanneer er informatie mist, vraagt de cultuurmakelaar deze informatie alsnog bij u op. Op het moment dat de aanvraag compleet is, wordt de aanvraag in behandeling genomen. Aanvragen worden in behandeling genomen als ze voldoen aan de drempelcriteria zoals benoemd in de Subsidieregeling Culturele Projecten 2021. Vervolgens worden ze aan de hand van het bijbehorende afwegingskader en scoresysteem beoordeeld. Lees beide documenten goed voordat u een aanvraag indient. 

AFWIJZING

Mocht uw aanvraag afgewezen zijn, kunt u in een volgende aanvraagronde opnieuw een aanvraag indienen. Het is zinvol om voordat u dat doet, eerst een afspraak te maken met de cultuurmakelaar. Bij een eventuele afwijzing motiveren wij ons besluit altijd, mocht u echter toch nog vragen hebben, kunt u uiteraard altijd contact opnemen.

TOEKENNING

Uw aanvraag kan geheel fof gedeeltelijk worden toegekend. Ook kunnen er aanvullende voorwaarden gesteld worden aan de toekenning. In dat geval wordt dit expliciet vermeld in het bericht dat u ontvangt van Cultuurfonds Zoetermeer.

Wanneer uw aanvraag wordt toegekend ontvangt u een voorschot van 80% en dient u zich aan een aantal zaken te verbinden:

  • U houdt het fonds schriftelijk op de hoogte van belangrijke wijzigingen (financieel, organisatorisch en/of inhoudelijk). 
  • U communiceert in al uw uitingen dat de activiteit mede door de steun van Cultuurfonds Zoetermeer is toegekend. 
  • U stuurt relevant beeldmateriaal in, welke Cultuurfonds Zoetermeer op haar website (en eventuele andere uitingen) publiceert.
  • Uiterlijk na 3 maanden na de afronding van uw project, dient u de inhoudelijk en financiële verantwoording in bij het fonds.

Cultuurfonds Zoetermeer keert aan het begin van iedere maand uit aan de toegekende projecten.

 

 

CRITERIA

Voor een bijdrage van het Cultuurfonds Zoetermeer komen projecten in aanmerking die een of meerdere doelstellingendienen. Dit kunnen concrete activiteiten zijn, maar een aanvraag kan ook een onderzoek of experiment omvatten. Te allen tijde staat het (potentiële) publiek voorop. 

Algemene eisen
  • Het project komt vindt plaats in Zoetermeer en komt ten goede aan de inwoners van de stad.
  • Het project dient een cultureel doel. Projecten die een commercieel, politiek of religieus doel hebben steunen wij niet.
  • Het project past binnen het begrip 'Kunst en cultuur', zie hieronder.
  • Het project heeft een brede doelgroep, in ieder geval breder dan de eigen directe omgeving.
  • Het project start bij de uiterste behandeldatum (af te leiden uit de indiendata) van de aanvraag niet eerder dan over twee maanden.
  • Uw organisatie mag geen winstoogmerk hebben (Culturele ZZP'ers kunnen in aanmerking komen voor projecten die geen winstoogmerk hebben)
  • Uw organisatie ontvangt geen subsidie via subsidieregelingen van de gemeente Zoetermeer
  • Uw organisatie is gevestigd in de stad Zoetermeer of in haar directe omgeving
  • Uw organisatie heeft een compleet bestuur
  • Uw organisatie kan statuten, recente jaarrekening en een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel overleggen
Kunst en cultuur

Onder het begrip ‘kunst en cultuur’ verstaan we alle zaken die te maken hebben met de uitvoering, beoefening, educatie en presentatie van kunstdisciplines, zoals podiumkunsten, beeldende kunst en fotografie, literatuur, cultuureducatie, cultuurparticipatie en evenementen en/of projecten die zulke genres bevorderen, presenteren en promoten. Politieke en religieuze activiteiten zijn uitgesloten.

Financiën
  • De bijdrage van het Cultuurfonds Zoetermeer is nooit hoger dan € 5.000
  • Recettes/inkomsten moeten de solide basis vormen van het dekkingsplan
  • We vragen om cofinanciering vanuit andere fondsen en/of betrokken organisaties en domeinen, met uitzondering van specifieke projecten waarbij dit niet van toepassing kan zijn. Dit moet worden gemotiveerd door de aanvrager.
  • Projecten die al via andere gemeentelijke budgetten worden ondersteund worden hebben voor het Cultuurfonds Zoetermeer een lagere prioriteit.
Cofinancieringen
  • Bij samenwerkingen tussen verschillende domeinen (zoals onderwijs, zorg, sociaal- maatschappelijk, gemeentelijk en stedelijke ontwikkeling) moet er sprake zijn van cofinanciering tussen de deelnemende partijen.
  • Als de organisatie structurele gemeentelijke subsidie ontvangt, neemt het Cultuurfonds Zoetermeer de aanvraag alleen in behandeling wanneer het een project betreft dat bovenop de reguliere taak en opdracht wordt uitgevoerd. U wordt gevraagd dit toe te lichten in uw aanvraag. 
  • Het Cultuurfonds Zoetermeer helpt en adviseert waar mogelijk bij het vinden van cofinanciering en wijst aanvragers de weg naar andere fondsen indien daar mogelijkheden bestaan. Het kan voorkomen dat cofinanciering niet mogelijk is, vanwege de aard van de aanvrager en/of het project. Het Cultuurfonds neemt dat mee in haar overweging bij het vaststellen van het subsidiebedrag.

 

INDIENDATA EN BEHANDELTERMIJN

Aanvragen worden per indienronde behandeld. Binnen acht weken na de indiendatum ontvangt u bericht over het subsidiebesluit. Mocht u de aanvraag willen voorbespreken met de cultuurmakelaar, neem dan ruim voor de indiendatum contact op.

INDIENTERMIJNEN

Omdat het budget beperkt is moet het Cultuurfonds Zoetermeer zorgvuldig een afweging kunnen maken tussen de binnengekomen projecten en het beschikbare budget. We gebruiken hiervoor de Subsidieregeling Culturele Projecten 2021 met het bijbehorende afwegingskader en scoresysteem. Lees beide documenten goed voordat u een aanvraag indient. 

  • Per organisatie mag maximaal twee keer per jaar een aanvraag worden ingediend.
  • Een aanvraag dient minimaal 1 maand voor de start van de voorbereidingen van het project door het Cultuurfonds Zoetermeer ontvangen te zijn. Last-minute aanvragen zijn niet mogelijk. 
  • Men ontvangt uiterlijk acht weken na de indiendatum bericht met het subsidiebesluit.
  • De ingediende projectaanvragen moeten starten en/of plaatsvinden binnen zes maanden na de besluitdatum.
  • Als u ons wil verzoeken voor uw project uitstel te verlenen kunt u hiervoor uw schriftelijk verzoek indienen bij de Cultuurmakelaar. U krijgt maximaal 4 weken uitstel voor het indienen van uw aanvraag. 
INDIENDATA 2021

1 september 2021
- Behandeling projecten die starten en/of plaatsvinden in het 4e kwartaal en in 2021 en het 1e kwartaal van 2022

 

VOORSCHOT

Wanneer uw aanvraag positief beoordeeld is en een financiële bijdrage is toegekend, keert het Cultuurfonds Zoetermeer u 80% van de toegezegde donatie uit. 

Na afloop van het project dient u een financiële afrekening in. Op basis van deze afrekening wordt de resterende 20% (of een deel daarvan) uitgekeerd.

Wanneer u meer inkomsten uit uw project heeft dan dat u had begroot, zal Cultuurfonds Zoetermeer een deel van het overschot terugvragen. Het bedrag dat het fonds terugvraagt, is procentueel gelijk aan het deel van de financiering dat is verkregen via fondsenwerving plus de eigen bijdrage van de organisatie. Onder fondsenwerving wordt verstaan de bijdragen van fondsen en subsidies. 

Dit bedrag wordt verrekend met de resterende 20% van de donatie.

Soms kent het fonds een bijdrage toe aan specifieke onderdelen van uw project. In de verantwoording wordt dan gekeken naar de kosten die op die onderdelen betrekking hebben gehad.

Mocht het terug te vragen bedrag hoger zijn dan de 20% krijgt u hierover bericht, waarin u wordt gevraagd een deel van het voorschot terug te storten. 

Voor meer informatie over het voorschot, verantwoording en verrekening verwijzen we u naar onze algemene voorwaarden. Deze zijn op alle toekende bijdrages van toepassing. 

 

VERANTWOORDING

Uiterlijk binnen drie maanden na afloop van het project, stuurt u de verantwoording op. Deze bevat minimaal:

  • Een inhoudelijk verslag, waar een evaluatie van de sterke en zwakke punten is opgenomen.
  • De financiële realisatie op dezelfde wijze opgesteld als de oorspronkelijk ingediende begroting en een toelichting op eventuele verschillen tussen de realisatie en de begroting en het dekkingsplan. Afhankelijk van de aard van de aanvragen kan om specifieke informatie gevraagd worden waaruit blijkt hoe de middelen besteed zijn.
  • Projecten die een productie, uitvoering of festival betreffen dienen tevens inzicht te geven in het publieksbereik en andere relevante informatie (bijvoorbeeld gerealiseerde publiciteit). Als bijlage ontvangen wij tevens graag het publiciteits-/beeldmateriaal.

Cultuurfonds Zoetermeer kan, op basis van deze verantwoording, besluiten om de donatie in te trekken of de hoogte van de donatie aan te passen, als:

  • er niet, niet geheel of niet langer sprake is van een juiste nakoming van de afspraken;
  • er geen of onvoldoende verwezenlijking van de beoogde activiteiten plaatsvindt/plaatsvond;

 

ALGEMENE VOORWAARDEN

Algemene Voorwaarden inzake een toegekende donatie

  1. Het toegezegde bedrag is inclusief eventueel door u verschuldigde belasting. (Cultuurfonds Zoetermeer is een ANBI waardoor donaties zijn vrijgesteld van schenkingsrecht).
  2. Uw organisatie mag haar rechten of verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Cultuurfonds Zoetermeer aan derden overdragen.
  3. De donatie van Cultuurfonds Zoetermeer is gebaseerd op de van u ontvangen gegevens, in het bijzonder de projectomschrijving en de begroting met dekkingsplan.
  4. Bij wijzigingen in uw organisatie, de projectopzet, de begroting, het dekkingsplan, de datum/planning van het project en andere omstandigheden die van invloed (kunnen) zijn op (de hoogte van) de donatie van Cultuurfonds Zoetermeer, dient u Cultuurfonds Zoetermeer onmiddellijk schriftelijk of per e-mail op de hoogte te stellen en is de goedkeuring van Cultuurfonds Zoetermeer vereist.
  5. De financiële toekenning wordt door Cultuurfonds Zoetermeer verleend onder voorwaarde van een volledige nakoming door uw organisatie van de met Cultuurfonds Zoetermeer gemaakte afspraken, met inbegrip van de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden.
  6. Cultuurfonds Zoetermeer behoudt zich het recht voor zijn donatie in te trekken of de hoogte daarvan aan te passen, wanneer:
    1. er naar ons oordeel niet, niet geheel of niet langer sprake is van een juiste nakoming van de afspraken;
    2. er naar ons oordeel geen of onvoldoende verwezenlijking van de beoogde activiteiten plaatsvindt/plaatsvond;
    3. de door Cultuurfonds Zoetermeer ter beschikking gestelde middelen niet of niet volledig benodigd zijn;
    4. faillissement, surséance van betaling of een schuldsanering wordt aangevraagd van uw organisatie, dan wel beslag wordt gelegd op activa van uw organisatie;
    5. Cultuurfonds Zoetermeer, na u hiervoor in gebreke te hebben gesteld, geen financiële verantwoording van u heeft ontvangen.
  7. In de onder punt 6 genoemde gevallen kan door Cultuurfonds Zoetermeer ook (gehele of gedeeltelijke) restitutie worden verlangd.
  8. Binnen drie maanden na afloop van het project dient u de inhoudelijke en financiële verantwoording in. Cultuurfonds Zoetermeer controleert of de realisatie overeenkomstig is aan de oorspronkelijke aanvraag, danwel de tussentijdse met schriftelijke toestemming bijgestelde projectopzet en de besteding van donaties.
  9. De indeling van het overzicht van inkomsten en uitgaven is gelijk aan die van de definitieve begroting, zoals u deze aan Cultuurfonds Zoetermeer heeft toegestuurd, zodat vergelijking mogelijk is. Op eerste verzoek hiertoe van Cultuurfonds Zoetermeer dient u de bonnen en facturen te overleggen.
  10. Cultuurfonds Zoetermeer behoudt zich het recht voor om een externe controller van het fonds de inkomsten en uitgaven van het project bij de aanvrager zelf te laten controleren. Mocht daar aanleiding toe zijn, kan dit ook tussentijds geschieden.
  11. Indien blijkt dat de baten van het project hoger zijn dan de kosten, dan kan Cultuurfonds Zoetermeer besluiten dat de instelling het overschot dient te restitueren aan het fonds. Restitutie gebeurt in principe naar rato van de donatie die Cultuurfonds Zoetermeer heeft verstrekt aan het project. Uw instelling is verplicht om in voorkomend geval direct voor restitutie zorg te dragen. Onder deze baten vallen álle baten die betrekking hebben op het project.
  12. Cultuurfonds Zoetermeer behoudt zich het recht voor publiciteit te geven aan de door het fonds verstrekte steun en ontvangt hiertoe uiterlijk 2 weken na ontvangst van de toekenningsbrief beeldmateriaal van uw project. Indien u niet over beeldmateriaal beschikt stuurt u ons een algemeen beeld (logo of foto) van uw organisatie.
  13. In al uw eigen publiciteitsuitingen dient u naam en logo van Cultuurfonds Zoetermeer op te nemen. Er zijn verschillende versies van het logo beschikbaar, kijk voor meer informatie op www.cultuurfondszoetermeer.nl/over-ons/downloads/ 

Hier kan je onze Algemene Voorwaarden downloaden.

Algemene Voorwaarden